Agency đặt bài cho nhiều khách: quy trình gọn

Agency đặt bài tài trợ cho nhiều khách cùng lúc cần ba thứ để không rối: một hồ sơ ngắn cho mỗi khách, một sổ theo dõi chung ghi mọi bài từ lúc đặt tới lúc nghiệm thu, và quy tắc chọn site để hai khách cạnh tranh nhau không xuất hiện chung trên một site trong cùng thời điểm. Có ba thứ đó, một người điều phối quản được hàng chục bài mỗi tháng mà không phải lục lại tin nhắn để nhớ bài nào đã lên.

Rối ở đâu khi số khách tăng lên

Với hai ba khách, mọi thứ nằm trong đầu người điều phối. Tới khách thứ tám, những chuyện sau bắt đầu xảy ra: hai bài của hai khách cùng ngành đăng trên cùng một site trong cùng tuần; một bài bị biên tập yêu cầu sửa nhưng không ai thấy, quá hạn; khách hỏi “tháng này đặt bao nhiêu bài, lên mấy bài” mà không ai trả lời ngay được; anchor của một khách lặp lại y hệt ở năm bài liên tiếp vì mỗi lần người viết lại tự nghĩ.

Một agency nhỏ ở Đà Nẵng làm SEO cho các khách sạn và nhà hàng ven biển từng gặp đúng cảnh này. Ba khách sạn cùng phân khúc đều muốn xuất hiện trên một site du lịch miền Trung có lượt bấm tốt. Không ai để ý, cả ba bài lên trong hai tuần. Người đọc thấy ba bài na ná nhau, biên tập viên site bắt đầu nghi ngờ, và một khách sạn phàn nàn rằng mình bị đặt cạnh đối thủ. Quy trình dưới đây sinh ra từ những lỗi như vậy.

Bước 1: hồ sơ một trang cho mỗi khách

Trước khi đặt bài đầu tiên cho khách mới, lập một hồ sơ ngắn. Đừng để nó dài quá một trang, vì hồ sơ dài không ai đọc lại.

• Ngành và đối thủ trực tiếp: để biết tránh đặt chung site với ai.
• Ba đến năm trang đích: lấy từ Search Console của khách, ưu tiên trang có lượt hiển thị cao nhưng vị trí trung bình ngoài top 10.
• Tên thương hiệu chuẩn: cách viết duy nhất được dùng trong mọi bài.
• Danh sách anchor được phép: tên thương hiệu, tên miền, vài mô tả trang tự nhiên. Ghi rõ anchor nào đã dùng bao nhiêu lần.
• Giới hạn của khách: chủ đề không muốn bị gắn tên, site không muốn xuất hiện, có muốn gắn rel="sponsored" hay nofollow không.
• Chất liệu thật: ảnh, số liệu, câu chuyện mà khách cho phép dùng.

Riêng mục thuộc tính liên kết, hãy hỏi khách và ghi rõ. Trên RankPier liên kết mặc định là liên kết thường, người đặt tự chọn gắn sponsored hoặc nofollow. Google khuyến nghị đánh dấu liên kết trả phí bằng các thuộc tính này; khách cần biết điều đó để quyết định. Bài về ba thuộc tính rel có thể gửi thẳng cho khách đọc.

Bước 2: sổ theo dõi chung

Mỗi bài là một dòng trong một bảng tính dùng chung. Các cột tối thiểu:

Quy tắc duy nhất: không bài nào được đặt nếu chưa có dòng trong sổ. Nghe có vẻ hành chính, nhưng đây là thứ cứu agency khỏi phần lớn lỗi.

Thêm một tab nhỏ trong cùng bảng tính để đếm anchor theo khách: mỗi anchor đã dùng bao nhiêu lần, cho trang nào. Nhìn tab này trước khi duyệt đề bài mới, người điều phối thấy ngay khi một khách đang nghiêng quá nhiều về một anchor chứa từ khoá. Với khách đã chạy lâu, phần lớn anchor nên là tên thương hiệu, tên miền và mô tả trang tự nhiên; anchor chứa đúng từ khoá thương mại nên là thiểu số. Google không công bố tỷ lệ chuẩn nào, nên đừng tin ai đưa con số cứng, nhưng một danh sách anchor trông như do nhiều người khác nhau tự viết là dấu hiệu tốt.

Bước 3: chọn site không chồng chéo

Trong kho site, mỗi site hiện chủ đề, lượt bấm và lượt hiển thị 28 ngày từ Search Console, biểu đồ 90 ngày và số chỗ còn trong tháng. Mỗi site chỉ nhận tối đa bốn bài tài trợ mỗi tháng. Với agency, con số này vừa là giới hạn vừa là lợi thế: nếu bạn chiếm cả bốn chỗ của một site cho bốn khách cùng ngành thì site đó trông như kênh quảng cáo của bạn. Đặt ra quy tắc nội bộ:

• Không đặt hai khách cạnh tranh trực tiếp trên cùng site trong cùng tháng.
• Không dùng quá một nửa số chỗ trong tháng của một site cho các khách của mình.
• Với mỗi khách, trải bài qua nhiều site khác nhau thay vì dồn vào một site có số đẹp.
• Xem biểu đồ 90 ngày: site đang giảm mạnh thì hoãn lại, dù giá hấp dẫn.

Bước 4: viết và duyệt theo lô

Gom việc theo tuần thay vì làm lắt nhắt từng bài. Đầu tuần chốt đề tài cho tất cả bài trong tuần, giữa tuần viết hoặc gửi đề bài cho biên tập viên RankPier, cuối tuần xử lý các yêu cầu sửa. Khi biên tập viên yêu cầu sửa, đọc kỹ lý do và ghi vào hồ sơ khách: lỗi lặp lại ở một khách thường là do hồ sơ thiếu chất liệu hoặc anchor quá thương mại. Bài khi biên tập yêu cầu sửa liệt kê các lý do hay gặp.

Đừng dùng một khung bài cho mọi khách rồi thay tên. Bài xào bị từ chối, và nếu hai bài giống nhau cùng lên ở hai site thì cả hai khách đều chịu thiệt.

Bước 5: tiền, nghiệm thu và hoàn tiền

Trên RankPier, tài khoản đăng nhập là tài khoản AI Cố Vấn và tiền trả bằng ví nạp trước. Khi đặt bài, tiền được giữ; chỉ khi bài đã lên và liên kết sống thì mới coi là xong. Người mua nghiệm thu, hoặc hệ thống tự nghiệm thu sau 7 ngày nếu liên kết vẫn sống. Bài bị từ chối thì tiền hoàn về ví.

Với agency, điều này có hai hệ quả thực tế. Thứ nhất, nên nghiệm thu chủ động ngay khi đã kiểm bài, để sổ theo dõi khớp với số dư ví. Thứ hai, nên tách ngân sách từng khách trong sổ, vì ví là một: số tiền hoàn từ bài bị từ chối của khách A phải được ghi lại cho khách A, không lẫn sang khách B.

Bước 6: báo cáo cho khách bằng số thật

Báo cáo hằng tháng nên ngắn và đúng sự thật:

1. Danh sách bài đã lên trong tháng, kèm URL, site, ngày lên, trang đích.
2. Trạng thái liên kết: còn sống hay không.
3. Lượt truy cập giới thiệu từ từng bài, nếu khách cho xem công cụ phân tích.
4. Thay đổi của các trang đích trong Search Console: lượt hiển thị, lượt bấm, vị trí trung bình, so với giai đoạn trước.
5. Kế hoạch tháng sau và lý do chọn.

Đừng đưa vào báo cáo lời hứa thứ hạng, cũng đừng tô số. Khách nào hiểu rằng liên kết là một phần của kế hoạch dài hạn sẽ ở lại lâu hơn khách được hứa trang một trong một tháng. Mẫu báo cáo chi tiết có ở bài agency báo cáo cho khách. Nếu khách có nhiều site, SieuSEO gom dữ liệu Search Console về một chỗ để soạn báo cáo nhanh hơn.

Những việc agency đừng làm

• Đừng nhận ngành mà RankPier không nhận rồi tìm cách lách: cờ bạc, cá cược, vay nóng, thuốc, nội dung người lớn sẽ bị từ chối ở bước duyệt.
• Đừng hứa khách “dofollow vĩnh viễn” hay thứ hạng cụ thể.
• Đừng để khách không biết bài nào là bài tài trợ của họ. Minh bạch với khách là nền của quan hệ lâu dài.